Toujours aussi fédérateur, le sport permet de rassembler de nombreuses personnes autour de valeurs communes. Les partenaires financiers, les médias et le public sont devenus des acteurs essentiels dans l’organisation de manifestations. Ils participent activement à son rayonnement et à son succès. Que vous soyez une association, une entreprise ou un organisme public, organiser un événement sportif est souvent un travail qui nécessite rigueur et persévérance. Encadrer un tournoi ou une compétition sportive ne s’improvise pas, mais c’est la parfaite occasion de faire connaître votre structure et de proposer des challenges sportifs qui marqueront les esprits. C’est ce que nous proposons de vous expliquer dans cet article.
Étape 1 : Définissez votre objectif
Avant toute chose, il est important de bien définir l’objectif de cette compétition. Vous vous êtes lancé dans cette démarche :
- Pour créer un événement sportif convivial et festif, l’occasion idéale de se retrouver entre athlètes dans la bonne humeur et le partage de valeurs communes.
- Pour vous faire connaître, vous avez pour ambition de toucher le maximum de personnes par le biais de cette manifestation.
Dans tous les cas, décider de votre objectif vous permettra de cadrer toutes les décisions organisationnelles que vous devrez prendre.
Définissez à cette étape le nombre de personnes que vous pourrez accueillir, si la manifestation est gratuite ou payante et le nombre de bénévoles dont vous pourrez avoir besoin.
Source : Casiopeea
Étape 2 : Préparez votre budget prévisionnel
Même si la question financière est particulièrement cruciale lors de l’organisation d’un événement sportif, privilégiez toujours en priorité l’expérience que vous souhaitez faire vivre aux participants. Le montant dont vous aurez besoin dépendra du type de manifestation que vous souhaitez organiser et de ce que vous voulez offrir aux compétiteurs.
Faites un état des lieux précis de vos dépenses (nourriture, équipement, récompenses, locations diverses) et de vos recettes. Si vous envisagez de demander une subvention, ce budget prévisionnel vous sera demandé.
Votre rencontre sportive peut aussi être financée en partie grâce à la vente de nourriture ou de boissons ou par une billetterie. Attention cependant, suite à la loi EVIN, nous vous rappelons qu’il est interdit de vendre des boissons alcoolisées à proximité de manifestations sportives.
Étape 3 : Trouvez le financement
En fonction de votre budget prévisionnel, il sera nécessaire de trouver un certain nombre de sponsors. N’hésitez pas à solliciter la mairie de la commune du lieu de la compétition, ils pourront certainement vous mettre à disposition du matériel et des installations. Les entreprises locales sont elles aussi sans doute prêtes à vous apporter un financement en contrepartie de visibilité pour leur entreprise ou leur marque.
Pour gagner du temps et vous faciliter les démarches, n’hésitez à préparer en amont des dossiers de « sponsoring » qui expliquent en détail votre événement, vos besoins et ce que vous pouvez éventuellement apporter en échange de leur participation.
Certaines marques agroalimentaires ou d’équipements peuvent aussi vous proposer des partenariats sous la forme de produits gratuits par exemple.
Étape 4 : Recrutez des bénévoles
Organiser un événement sportif nécessite de pouvoir s’appuyer sur une équipe soudée de bénévoles. Que ce soit avant, pendant et après la compétition, leur présence est indispensable.
En plus des équipes présentes pour l’installation et le démontage des équipements, la distribution du matériel ou de la nourriture, n’omettez pas de prévoir une équipe pour sécuriser la manifestation. Vous pouvez faire appel à une équipe de secouristes formés pour assurer la prise en charge des potentiels blessés.
Chacun doit connaître son rôle et les tâches qui lui sont attribuées. Identifiez les personnes qui font partie de votre staff par des vêtements repérables comme des chasubles, des tee-shirts à l’effigie de votre tournoi.
Vous trouverez un large choix de vêtements personnalisables dans notre catalogue. N’hésitez pas aussi à faire appel à notre graphiste pour imaginer le visuel de votre événement.
Source Pexels
Étape 5 : Communiquez autour de l’événement
Après avoir choisi la date et le lieu de l’événement, vous pouvez maintenant communiquer autour pour attirer un maximum de participants et de public le jour J.
Presse écrite, radio, réseaux sociaux, distribution de flyers, les moyens ne manquent pas pour faire connaître votre événement.
Prenez soin de communiquer efficacement sur votre compétition, avant, pendant et après la rencontre. Suscitez chez eux l’envie de se donner à fond pour ce tournoi, qu’ils soient seuls ou à plusieurs. Pour cela, facilitez au maximum les modalités d’inscription.
Votre événement doit être pour eux l’occasion de participer à une véritable expérience sportive et sociale, riche en partage et en dépassement de soi.
Pour le jour J, vous trouverez dans notre catalogue des produits personnalisables comme des tentes gonflables vous permettant d’être particulièrement visible.
Vous pouvez aussi choisir d’offrir des cadeaux personnalisés aux participants pour vous apporter un maximum de visibilité en dehors de la rencontre. Ces objets utilisés par les sportifs tout au long de l’année pourront mettre en avant votre compétition et raviront les participants qui partiront avec un souvenir de leur expérience.
Bonus : Vos obligations légales pour organiser votre événement sportif
Ne négligez pas l’aspect légal dans l’organisation de votre événement sportif.
Tout événement sportif doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès des instances administratives compétentes.
N’oubliez pas non plus que vous êtes dans l’obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile pour vous protéger vous, mais aussi les bénévoles, les participants, le public et tous les partenaires de la manifestation sportive.
Pensez aussi à demander une autorisation à la SACEM si vous souhaitez diffuser de la musique pendant la compétition.
Si vous êtes une association, renseignez-vous auprès des autorités pour connaître les règles qui s’appliquent à la communication des associations.
Pour aller plus loin : Réglementation pour l’organisation d’une manifestation sportive